Федоров Александр Владимирович – заместитель генерального директора Центра юридического сопровождения бизнеса (ООО «Центр ЮСБ»)

тел. (095) 504-54-59, Центр ЮСБ – единственная российская юридическая фирма, специализацией которой являются споры с государственными органами.

Басова Ирина Львовна – советник Департамента правовых отношений Минпромэнерго

Формула «идеального письма» в госорган

Что такое письмо? Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, фельдъегерской связью, факсом и электронной почтой.

Единой государственной системой делопроизводства предусмотрено, что «учреждение организует и ведет переписку с вышестоящими, подведомственными и другими организациями, а также гражданами в пределах своей компетенции».

Практика свидетельствует, что письмо должно быть посвящено одному вопросу, если необходимо одновременно обратиться в учреждение по нескольким различным вопросам, то целесообразно составить несколько писем. Это ускоряет их исполнение.

Как правило, текст письма состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, в второй – решения, выводы, просьбы, предложения.

Любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:

- краткость и компактность изложения материала;

- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

- последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значения, традиционных для деловых документов. Предполагается внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам.

Пример: «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не допускается использование слов, относящихся к разговорной лексике, например, «секретарша», «лаборантка».

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель – именно месяц); «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д.

Стандартные обороты речи: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», постоянно воспроизводятся в служебных документа, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки.

Например, глагол «допускать» (допустить) в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка» и другими существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость».

Итак, идеальный вариант –

- это правильная адресация документа, т.е. Вы направляете свой запрос в государственный орган, к компетенции которого относится интересующая вас проблема;

- это знание распределения обязанностей между первыми лицами министерства или ведомства, либо знание отраслевой принадлежности структурного подразделения;

- это четкое и грамотное, стилистически верное изложение интересующего вас вопроса с приложением необходимых данных для полного понимания проблемы;

- это изложение вашей личной позиции по поставленному вопросу;

- это «весомая подпись».

Структура и взаимодействие госорганов

Президент РФ осуществляет руководство деятельностью пяти федеральных министерств, и их служб, агентств (МВД, ФМС, МЧС, МИД, Минобороны, Минюст, СВР и т.д. – всего 20). Правительство РФ осуществляет руководство над 12 министерствами и их подведомственными федеральными службами и агентствами, а также 10 федеральных служб и агентств, находящихся в непосредственном ведении Правительства РФ (подробнее об этом можно узнать из Указов Президента РФ от 09.03.04 No 314 и от 20.05.04 No 649).

Правила организации деятельности федеральных органов исполнительной власти по реализации их полномочий, а также правила организации взаимодействия федеральных министерств находящимися в их ведении службами и агентствами устанавливаются регламентами федеральных министерств в соответствии с типовым регламентом, утверждаемым Правительством РФ (подробнее об этом можно узнать из постановления Правительства РФ от 01.06.04 No 260).

Распределение обязанностей внутри госоргана

Каждое федеральное министерство имеет Положение, утвержденное постановлением Правительства, в соответствии с которым осуществляется деятельность федерального органа.

Положение об интересующем вас органе можно найти в правовой системе «Консультант +» или другой поисковой системе. В Положении отражены общие положения, полномочия этого органа, организация деятельности.

На основании этого Положения издается внутренний приказ о распределении полномочий между заместителями министра (к сожалению, он не публикуется), в соответствии с которым формируется документопоток.

Как выбрать адресата

Если вы знаете, какое структурное подразделение занимается интересующим вас вопросом, например, вопросом недвижимости, то конечно запрос пишется на имя руководителя (директора) соответствующего управления (департамента). Документ, попадая непосредственно в структурное подразделение, фиксируется, как правило, в электронной базе данных департамента или управления, и поступает на резолюцию к руководителю. Внутри структурного подразделения обычно есть некоторое распределение по отраслевым вопросам, в соответствии с которым письмо будет расписано на исполнение.

У каждого ведомства есть свои особенности. Например, если документ адресовать непосредственно директору департамента Минпромэнерго, то канцелярия его не регистрирует. Считается, что электронной фиксации подлежат документы, адресованные на имя министерства в целом и его первых лиц. Это осложнит процесс поиска вами вашего письма. Но с другой стороны в справочной службе вы узнаете телефон делопроизводителя структурного подразделения, в которое вы адресовали свое обращение, и уже там выясняете, кто занимается вашими вопросами. Делопроизводитель, несмотря на отсутствие входящего номера министерства, обязан своим внутренним входящим номером зарегистрировать ваш запрос.

Если ваш вопрос, например, о добыче нефти, и вы знаете распределение обязанностей между первыми лицами Минпромэнерго, то запрос адресуется непосредственно на заместителя министра, курирующего отрасль ТЭК. Можно адресовать письмо и на имя министра. В этом случае письмо, пройдя регистрацию в УД, попадет к помощнику министра, занимающемуся ТЭК. В этом случае, если ваш запрос попал к помощнику министра, именно помощник оценивает значимость поставленных в письме вопросов, и именно помощник решает, чья резолюция будет на письме, его – помощника, или министра. Аналогичное прохождение документов и в секретариате заместителей министра.

Можно адресовать документ и на имя министерства или ведомства в целом. В этом случае прохождение документа может быть слегка затянуто.

Если интересующие вас вопросы относятся к сфере ведения двух или более министерств и ведомств, то от вас требуется направление запросов во все эти организации. Нелишним будет указать в тексте, что вы обратились в несколько мест для разрешения интересующих вас вопросов.

Бывает, исполнитель считает, что поставленные в письме вопросы не относятся к компетенции органа, в котором он работает, сообщает об этом непосредственному руководителю и, в случае согласия руководителя, готовит сопроводительное письмо с приложением вашего запроса в другой орган для рассмотрения по существу поставленных вопросов. В этом случае вас должны известить о переадресовке вашего обращения в другой орган.

Бывают случаи, когда документ не переадресуется другому ведомству, а списывается в архив из-за того, что поставленные вопросы не относятся к компетенции данного органа.

Чтобы этого не произошло, если есть сомнения в выборе правильного адреса, загляните в «Консультант +», «Гарант» или другую систему, отыщите положение об интересующем вас органе, и в нем найдите раздел «Полномочия». В этом разделе всегда в полном объеме отражено все поле деятельности министерства или ведомства.

Пишем письмо от имени физического и юридического лица

Если вы подписываете письмо как физическое лицо, регистрация вашего запроса будет происходить чуть иначе, чем общая корреспонденция. Помимо особого входящего номера, в резолюции проставляется срок предполагаемого ответа. Как правило, на обращения граждан дается срок для рассмотрения 1 месяц со дня регистрации.

Адресация письма производится также как и обычная корреспонденция.

Если письмо подписано директором завода, руководителем общества и т.д., оно считается обычной корреспонденцией. На рассмотрение таких документов также отводится 1 месяц, но в случае таких запросов на сроки обычно не смотрят. Как правило, ответы на такие письма выходят за подписью руководителя структурного подразделения.

Если вам повезло, и вы нашли выход на значимое официальное лицо (например, депутат), и за подписью этого лица отправлено ваше письмо, то сроки на подготовку ответа будут значительно сокращены. Такие письма адресуются на первых лиц министерства.

Подпись на ответе на такой запрос будет зависеть от резолюции. Это может быть и руководитель структурного подразделения.

Правильное изложение вопроса обращения

Точность документа неразрывно связана с его краткостью. Но краткость не является самоцелью документа. Она не должна идти в ущерб освещенного вопроса. Краткость должна быть связана с конкретностью, а конкретность - это своего рода концентрированность информации.

Если документ иллюстрирован таблицами, то их лучше вынести в приложение.

Конкретность изложения текста документа не должна идти в ущерб полноте освещения вопроса. Поэтому прежде чем излагать содержание документа, надо тщательно обдумать его, подобрать такие слова и выражения, которые наиболее экономно, но полно и точно передали бы мысль. Это последнее положение неразрывно связано с требованием ясности изложения, которая подразумевает правильный выбор слов и словосочетаний.

Текст документа должен быть точным. Поставленные в письме вопросы должны быть изложены в понятной форме. Это облегчит исполнителю работу над вашим запросом. Если по тексту письма вы ссылаетесь на какие-либо документы, то лучше их копии приложить. (Возврата скорее всего не будет, поэтому и копии).

Также желательно изложить в письме свое мнение по затронутым вопросам, это поможет исполнителю в скорой подготовке ответа на письмо. Согласитесь, что легче согласиться с уже высказанным мнением, если оно соответствует определенным нормативным документам, или не согласиться с этим же мнением, но обосновать ошибочность оного.

Контроль и сроки

Контроль исполнения документов и поручений – ключевая функция управления. Принятое, но не реализованное решение зачастую бывает связано с прямыми потерями не только времени, но и финансовых, и материальных ресурсов. Каждое невыполненное или выполненное с опозданием решение – это сбой в работе государственного аппарата, и в определенной мере, дискредитация органа управления. Поэтому цель контроля исполнения – максимально содействовать своевременному и качественному исполнению документов и поручений.

Для реализации функций контроля исполнения в министерстве создается служба контроля. Это может быть подразделение в составе службы делопроизводства (УД, канцелярия и т.д.) или самостоятельное структурное подразделение. Реализацию функции контроля исполнения документов и поручений в аппарате министерства должна обеспечивать система контроля исполнения (служба контроля, служба делопроизводства, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении, руководители всех рангов). Но, как показывает практика, расчет на то, то служба контроля самостоятельно, без координации работы с другими подразделениями и службами и без внесения руководством необходимых корректив в их деятельность, в состоянии обеспечить высокий уровень исполнительской дисциплины, не всегда себя оправдывает, а необходимость системного подхода к проблеме становится очевидной.

Нормативное обеспечение контроля исполнения в министерстве должно включать в себя всю совокупность нормативных, организационно-правовых, регламентирующих документов, определяющих порядок работы аппарата управления, соблюдение требований которых необходимо как для организации эффективной управленческой деятельности в целом, так и для достижения высокой исполнительской дисциплины в частности.

Наличие системы контроля исполнения подразумевает, что все составляющие ее звенья работают по общим правилам, руководствуются в своей деятельности едиными принципами и подходами, в том числе в спорных ситуациях, используют в деловом общении понятные всем термины и определения, имеют одинаковые приоритеты и подчинены единой цели.

В идеальном варианте контролироваться должны все зарегистрированные и требующие ответа документы, но в силу трудоемкости этой работы, разной значимости документов фактически из общей массы корреспонденции по ряду критериев для контроля отбирается только часть документов (перечень этих документов определяется инструкцией по делопроизводству или положением о контроле в министерстве). Кроме того, руководитель министерства или структурного подразделения (каждый на своем уровне) может принять дополнительное решение о необходимости контроля того или иного документа.

Всегда был, есть и видимо, будет очень большой документооборот в федеральных органах исполнительной власти. Следовательно, в первую очередь на рассмотрение у непосредственного исполнителя идет документ с грифом «контроль», «срочно», и т.д.

Также первостепенному исполнению подлежат документы, которые находятся на личном контроле у первых лиц министерства.

На примере Росимущества можно сказать, что отдел контроля осуществляет формализованный расширенный контроль. Документы, приходящие с поручениями от вышестоящий организаций, являются изначально контрольными (по определению). Делайте выводы. Ваш запрос относительно недвижимого имущества был направлен в Минэкономразвития, соответственно по принадлежности вопроса он переадресовывается в Росимущество, и автоматически для Росимущества этот запрос становится контрольным с вытекающими отсюда сроками исполнения.

Аналогичная ситуация практически во всех агентствах, службах. То есть, если вопрос относится к компетенции, например, агентства, то адресовать запрос нужно в вышестоящее министерство.

Отправляем письмо по факсу

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациями (от организаций), и устанавливаются в службах делопроизводства подразделений или приемных руководителей подразделений.

Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера министерства или ведомства, устанавливаются в Управлении делами или канцелярии.

С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом.

Факсимильные сообщения в структурных подразделениях имеют, как правило, вспомогательный характер. Эти сообщения не регистрируются, а передаются на усмотрение лицу, которому они адресованы.

Если вы хотите для ускорения процесса рассмотрения вашего запроса послать факсимильное сообщение, то сначала свяжитесь с секретарем структурного подразделения, или его делопроизводителем, сообщите о своем намерении прислать факс. После перезвоните, узнайте, прошел ли факс, спросите фамилию принявшего сообщение. Это позволит вам разыскать свой документ. Но и после этого советую вам все-таки продублировать весь этот процесс, и послать письмо по почте – официальная регистрация вашему документу обеспечена.

В случае поступления факсимильного сообщения на общий факс федерального органа, он обязательно получит регистрацию.

По договоренности с непосредственным исполнителем можно использовать электронную почту.

Как готовится ответ на Ваше письмо

Регистрация входящей корреспонденции осуществляется централизованно соответствующим структурным подразделением (УД, организационный отдел и т.п.). На лицевой стороне первого листа ставится регистрационный штамп, с указанием входящего индекса, даты поступления документа. Поступившая корреспонденция регистрируется на ПЭВМ. Документы после регистрации, предварительного рассмотрения и постановки на контроль направляются в секретариаты заместителей министра или руководителям структурных подразделений для организации исполнения, а документы, по которым требуется резолюция министра, передаются в секретариат министра. После рассмотрения министром или его заместителем документы с резолюциями передаются в УД для переноса текста резолюции в электронную карточку, тиражирования документов в соответствии с резолюциями и рассылки на исполнение.

Аналогичное прохождение документов и в структурных подразделениях. Работник, ответственный за делопроизводство, подбирает материалы, на которые имеются ссылки в полученных документах, передает их руководителю подразделения или его заместителю, делает отметки в электронных карточках о прохождении документов.

Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку соответствующего проекта документа, его оформление, согласование; представление на подписание руководством министерства или руководителем структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату. В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за использование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

Итак, суммируем.

Ваше письмо, направленное по почте, или сданное с экспедицию ведомства (это значительное сокращает время, и интересующий вас вопрос быстрее попадет в руки непосредственного исполнителя), проходит регистрацию в данном органе. Ему присваивается регистрационный входящий номер, и в дальнейшем разыскиваете ваш запрос именно по этому номеру. Регистрация происходит в течение 1-2 дней. После этого документы распределяются по тематике вопросов и попадают на исполнение в департамент или управление, либо для резолюции в секретариаты заместителей министра, или министра.

В справочной службе министерства или ведомства узнаете по вашему исходящему номеру присвоенный входящий номер на ваше письмо. И там же узнаете, в какое структурное подразделение оно направлено для исполнения.

Если документ, поступивший на исполнение в структурное подразделение, например, из приемной министра, имеет на резолюции несколько исполнителей (указаны фамилии руководителей структурных подразделений), то ответственным исполнителем считается структурное подразделение, указанное в этом списке первым. Остальные структурные подразделения должны представить свои соображения по вопросам, изложенным в поручении, в письменном виде первому исполнителю. Он же их обобщает, готовит проект ответа, и, прежде чем передать на подпись курирующему заместителю министра, или министру, собирает визы у всех департаментов или управлений, которые были указаны в качестве соисполнителей по резолюции министра.

Далее документ попадает к помощнику заместителя министра, или министра, в зависимости от того, кто должен подписывать данный ответ, документ еще раз прочитывается помощником, визируется, и только после этого документ передается на подпись. В случае, если помощник считает проект ответа недостаточно проработанным, он вправе вернуть документ на доработку либо основному исполнителю, либо в структурное подразделение, чьи вопросы, по мнению помощника, не достаточно освещены.

Что можно узнать по исходящему номеру ответа

После подписи первыми лицами, письма передаются секретариатами в канцелярию, УД, и т.д. для отправки адресатам. В этом случае непосредственный исполнитель подлинный экземпляр своего письма уже не видит, он получит третий (заверенный) экземпляр с исходящим номером. Первый (подписанный) направляется по адресу, второй (визовой) остается в архиве. Если вы не хотите ждать несколько дней ответа, который вам доставит почта, оговорите это заранее с непосредственным исполнителем письма. В этом случае подписанный документ он получит на руки и свяжется с вами.

На подписанном экземпляре письма канцелярия или УД проставляет регистрационный исходящий номер. Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу.

Индекс исходящего документа, подписанного министром или его заместителем, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через тире – индекса структурного подразделения, подготовившего документ, через дробь – порядкового (регистрационного) номера документа, например: ХВ-14/222. В некоторых министерствах индекс структурного подразделения не проставляется (ХВ-222).

Индекс исходящего из структурного подразделения документа состоит из закрепленного классификатором индекса структурного подразделения, а через тире – порядкового (регистрационного) номера документа, например 14-222.

Вне зависимости от того, за каким номером будет ответ в ваш адрес, одним из обязательных реквизитов на ответе считается указание фамилии и номера телефона непосредственного исполнителя. В случае возникновения вопросов по полученному письму всегда можно обратиться к обозначенному работнику министерства.

Алгоритм правильных действий для получения ответа

- правильная адресация документа, т.е. вы направляете свой запрос в государственный орган, к компетенции которого относится интересующая вас проблема;

- знание распределения обязанностей между первыми лицами министерства или ведомства, либо знание отраслевой принадлежности структурного подразделения;

- четкое изложение интересующего вас вопроса с приложением необходимых данных для полного понимания проблемы;

- изложение вашей личной позиции по поставленному вопросу;

- «весомая подпись».

Самые распространенные ошибки:

• неправильный выбор адресата (пишется письмо с вопросом, не относящимся к компетенции данного органа);
• неполное и нечеткое изложение сути вопроса (из написанного не представляется возможным сделать однозначные выводы);
• не указан обратный адрес
• вопрос, поставленный в письме, утратил актуальность из-за выхода соответствующего нормативного акта

Стандарты и регламенты

Совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также документы, регламентирующие работу службы делопроизводства (структуру, функции, штаты и др.), составляют нормативно-методическую базу делопроизводства. Эта база включает в себя законодательные акты РФ, правовые акты Президента и Правительства, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения; государственные стандарты на документацию; унифицированные системы документации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; Государственную систему документационного обеспечения управления; основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ является наиболее полным межотраслевым документов по организации документационного обеспечения управления. Издана она в 1990 году. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления. Раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и т.д. Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, разработанной в 1993 году.

С 1 июля 2003 года введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003. Основное отличие от предыдущего (1997 г.) касается состава и количества реквизитов документов. Новый ГОСТ содержит не 29, а 30 реквизитов (добавлены – «основной государственный регистрационный номер юридического лица; ИНН); реквизит «печать» переименован в «оттиск печати», и т.д.). ГОСТом утверждена Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), которая является основополагающей в органах государственной власти.