Управление юридическими проектами

Сергей Цыпленков

Начальник Юридического отдела

Группы Компаний «ФЕЛИКС»

tsiplenkovsa@felix.ru

8965155-7330

§1. Основные понятия о проекте.

Каждый день юристы сталкиваются с тем, что для успешного ведения судебного дела, проведения единичных или нескольких крупных сделок, необходимо четко структурировать мероприятия, которые юрист собирается произвести для достижения определенного результата.

Проекты в юриспруденции были всегда, и ими всегда управляли, однако в Россию как наука и определенная теория, проекты и управление ими пришли с зарубежными учебниками по менеджменту после падения «железного занавеса». Даже сейчас многие юристы так и не понимают, зачем нужны проекты или некоторые элементы управления проектами, и тем более, зачем ими управлять. Ведь сделки по покупке долей в уставном капитале, например, удостоверяются нотариусом, и от того, что он скажет, будет зависеть, что юрист напишет в договоре; судебный процесс, в свою очередь, управляется судьей – ведь именно он командует «парадом» в зале суда. И напрашивается вопрос – кому нужны эти проекты? Ответ – всем. Ни одна уважающая себя юридическая фирма не ведет дела абы как – она ведет их строго структурировано, вплоть до цвета ярлычков на папках – все это часть проекта. В итоге, мы видим, что управление проектом – это интересно, по крайней мере.

Для начала следует понять – что такое проект?

Итак – проект – это уникальная деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение определенного заранее результата, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.¹ Так еще в советские времена определяли «проект». Однако в советский период времени никому и в голову не приходило применять и разрабатывать данное понятие для использования его в юридическом менеджменте, поскольку советская эпоха всячески отталкивала как можно дальше рыночные отношения и все, что с ними было связано.

Однако проекты, как уже было сказано выше, в юриспруденции всегда были.

Чаще всего проектом в юриспруденции называют:

• Крупный судебный процесс;

• Крупную сделку;

• Цепочку взаимосвязанных сделок, либо

• Цепочку взаимосвязанных судебных процессов.

Еще одной вариацией может стать – комбинация сделок и судебных процессов для достижения заранее определенного результата.

Итак, мы имеем понятие, которое «выращено» из советской энциклопедии, а значит уже по этому основанию ближе нам по духу. Разберем данное понятие.

§ 2. Основные признаки проекта.

Главными признаками любого проекта являются:

1. Деятельность – проект – это всегда активные мероприятия, которые нужно произвести для получения результата. Чаще всего, вся деятельность, направленная на реализацию проекта подлежит фиксации ответственными лицами. Не следует сбрасывать со счетов формулу «уникальная деятельность»: почему? – потому что каждый проект индивидуален как форма уха человека или его отпечаток пальца.

Не смотря на то, что бывают ситуации, когда проект похож на тот, что был год назад, не следует обольщаться. «Старый» проект можно взять лишь за основу, забрать «скелет» проекта, но не саму начинку по одной простой причине. Ведь Правительство РФ, Государственная Дума РФ, десятки министерств ежедневно выпускают тонны законодательных актов, десятки дел в месяц рассматривает на Пленарных заседаниях Высший арбитражный суд РФ, суды по всей стране выпускают сотни судебных решений, формирующих практику по различным вопросам – все это нужно учитывать обычному юристу, который составляет план мероприятий для реализации какого-либо проекта, будь то судебное разбирательство, либо покупка акций зарубежной компании по английскому праву.

2. Проект имеет временнóе начало и конец, и располагается во временной плоскости. На реализацию того или иного мероприятия всегда нужен самый ценный ресурс на планете - время. Согласитесь, ходатайство о приобщении к материалам гражданского дела нового доказательства за две минуты не составляется. Как минимум, нужно описать – что за доказательства приобщаются, для чего они в данном деле, допустимы ли они, что с помощью этих доказательств судья сможет для себя понять. Точно также и с меморандумом (правовым заключением) – для того, чтобы проанализировать десятки судебных дел со схожими обстоятельствами нужно время, которого, кстати, не всегда хватает при реализации того или иного проекта.

Отсутствие времени на реализацию запланированных мероприятий – это не всегда вина юристов, участвующих в реализации мероприятий проекта. Очень часто топ-менеждеры, договорившись о чем-либо между собой, проведя десятки совещаний по спорному вопросу, приходят к выводу, что все же, например, размещение рекламной конструкции на заборе, который вовсе не стоит на балансе организации, необходимо и, желательно «вчера». Так юрист узнает о том, что ему нужно проанализировать десятки законодательных актов и вдвое больше судебной практики причем к концу дня. За это время юрист должен составить структурированный план мероприятий для реализации проекта – размещения рекламы на заборе. Однако это – пример мелкого проекта.

3. Результат – главное, для чего затевается проект – это получение определенного желаемого результата. Отсутствует – результат – отсутствует реализация проекта и все работы – насмарку. Помимо того, что результат – это ожидаемая идеальная составляющая проекта, это – еще и оценка всего проекта и, соответственно, работы, которая была проведена в рамках данного проекта.

Следует отметить, что ожидаемых результатов реализации проекта может быть несколько. Например, ведется цепочка судебных разбирательств, направленных на получение права собственности не переданного в срок недвижимого имущества, и компенсации расходов на устранение недостатков данного имущества. В данном проекте, основным идеальным результатом будет получение права собственности на спорное недвижимое имущество, и соответствующей компенсации на устранение недостатков этого имущества. Однако если будет реализован только процесс по получению права собственности, а компенсация не будет получена, то проект будет реализован, например, на 70% (в зависимости от количества недостатков и стоимости их устранения). А вот если помимо права собственности, компенсации, инициатор проекта добьется еще и банкротства компании-мишени, то результат проекта будет явно выше, чем запланировано.

Таким образом, результат проекта – это несколько возможных исходов (завершений) разрабатываемого проекта. Планируемые результаты могут быть как отрицательными, так и позитивными, положительными для инициатора проекта. В этой связи уместным было бы сказать, что иногда отсутствие результата в формальном смысле этого слова – тоже, однако, результат.

Определившись с основными постулатами понятия «проект» следует также не обойти вниманием и те его составляющие, которые на первый взгляд не так существенны, но при ближайшем рассмотрении – весьма и весьма важны для любого дела.

Прежде всего, это – ресурсы, отведенные для реализации проекта. К ресурсам проекта мы можем отнести такие величины, как например, количество юристов и других специалистов, которые будут задействованы в проекте, лимит бюджета, на который участники проекта могут рассчитывать при выполнении мероприятий проекта, а также время реализации проекта.

Следует также акцентировать внимание на тот факт, что при составлении плана проекта, его подготовке и реализации всегда учитываются риски. Для того чтобы тот или иной риск был «просчитан» авторы и ответственные лица проекта прорабатывают исходную тему проекта, выявляют возможные неблагоприятные последствия (риски) и вырабатывают обязательно несколько сценариев решений.

Например, если в ответ на наши действия наш «противник» подаст в суд, то линия защиты будет такая-то, пакет документов такой-то (кстати, не плохо было бы этот пакет уже подготовить до вступления в активную фазу реализации проекта). Риски необходимо выявлять и заранее упреждать на всех стадиях реализации мероприятий, входящих в проект. Для каждого конкретного случая рисков может быть больше на начальной, активной или завершающей фазе реализации проекта.

Под начальной фазой реализации проекта можно понимать первое мероприятие (или несколько последовательных мероприятий) имеющее первоочередное значение для реализации проекта. Например, для подачи на контрагента по договору в суд необходимо сначала провести мероприятия по досудебному урегулированию возникшего спора в соответствии с положениями Арбитражного процессуального кодекса РФ – направить претензию, составить акт сверки, провести переговоры с закреплением их результата в соответствующем протоколе (при этом весьма большое значение имеет договорная работа, а именно составление достаточно прочных юридических конструкций, касающихся досудебного урегулирования спора между сторонами контракта).

Далее идетактивная фаза реализации проекта. В нашем рассматриваемом примере это – проведение подготовки к судебному разбирательству и ведение судебного процесса, подготовка дополнительных документов, активный поиск и оформление доказательственной базы, работа с судьей на предмет устранения выявленных им ошибок в исковом заявлении. Причем в активной фазе реализации всегда имеется точка не возврата – момент, когда сторона, реализующая проект вряд ли сможет и захочет останавливаться на достигнутом и пойдет, скорее всего, до конца. Однако следует заметить, что в коммерческих войнах всегда результат один – получение прибыли, а какими путями – реализацией имущества «противника» через службу судебных приставов или арбитражного управляющего, или заключением мирового соглашения.

Завершающая фаза реализации проекта призвана провести этакую ревизию и ответить на вопрос: а все ли идет так как должно, придем ли мы по этой тропе к желаемому результату, и нужно ли провести дополнительные мероприятия. Одним словом рабочая группа предварительно «считает цыплят» и проводит те мероприятия, которые необходимы для получения результата. В разбираемом нами примере это – получение от ответчика денежной суммы, закрытие PR-сопровождения проекта, оформление бухгалтерских документов.

Следует не упускать из виду ни одной мелочи: в план мероприятий включаются все вопросы, касающиеся реализации проекта (начиная открытием офиса или получением у обеспечивающего подразделения пачки бумаги, до распечатывания в 18-00 после получения результата проекта материалов пресс-конференции для pr-менеджера).

§ 3 Инструментарий проекта

В юридическим мире используются несколько инструментов для реализации (помимо знакомых менеджменту контролю) проекта:

-установление дат реализации проекта (так называемоеcalendaring)

- составление план-графиков (docketcontrol)

- ведение так называемого casemanagement.

Самое простое в любом бизнес-планировании – установить конкретную дату, к которой все должно быть готово. Обычно, председатель совета директоров или генеральный директор не будет просить вас составить и показать ему план мероприятия, просто его секретари пришлют резолюцию, где будет сказано, что такой-то результат должен быть до такого-то числа. Это как раз и есть установление дат реализации проекта (или как их еще принято называть deadline).

Однако для получения результата необходимо установить какой-то план мероприятий, установить даты реализации конкретных мероприятий, промежуточные результаты, варианты развития событий. Для этого и есть план-график мероприятий (название документа может варьироваться от фирмы к фирме, но суть остается прежней – документ содержит мероприятия и сроки их реализации). План-график обычно содержит фамилии ответственных за выполнение тех или иных мероприятий. Следует обратить внимание, что план-график – это форма отчетности, предоставляемой для менеджеров среднего звена (руководителей проекта) или для высшего руководства – если проект затрагивает самые важные в жизни компании стороны.

А вот руководители низшего звена и конкретные юристы-исполнители мероприятий могут вести у себя более подробный план-график с выдержками и резолюциями, тезисами из судебного дела, телефонами адвокатов ответчиков, их руководителей, краткое содержание писем, отправленных для исполнения мероприятий.

Заключение:

Кратко разобрав положения об управлении юридическими проектами, можно прийти к следующим выводам:

1. В программе юридического образования не хватает основ менеджмента и даже больше в России нет понятия юридического менеджмента. Книг об этом сакральном понятии написано столько, сколько на одной руке пальцев. Традиции и управленческие наработки передаются из уст в уста, от одного начальника к другому. Причем если коммесант может пойти и получить степень MBA в Мосвке и понять как управлять проектами, то юристы вынуждены получать LLM, а эти программы у нас еще не так распространены как за рубежом (их всего несколько в ведущих ВУЗах страны и американском специализированном центре), что с неизбежностью вызывает отток квалифицированных юристов из страны.

2. Процесс управления проектами – естественный процесс для любого юридического отдела, управления, департамента. Это то, чем мы занимаемся каждый день – рисуем планы и строим тактики судебных процессов, а потом их и исполняем.

3. Без ведения проектной работы в юридических департаментах, юридических фирмах не возможно выполнить надлежащим образом требования клиентуры, топ-менеджмента.