Вниманию читателей предлагается Регламент согласования договоров, разработанный  для  одной из независимых от РАО «ЕЭС России» электроэнергетической компаний, функционирующей в составе промышленного холдинга. При знакомстве с Регламентом читателю следует осознавать, что проект документа был подготовлен в 2002 году, когда энергосбытовые компании. осуществлявшие финансовые операции на оптовом и розничных рынках электрической энергии и мощности  успешно совмещали данную деятельность, так называемую «куплю-продажу» и «поставку» электроэнергии, с деятельностью по так называемой «передаче» электроэнергии, могли владеть имуществом, предназначенным для выработки электричества, ее преобразованию и транспортировки. В настоящее время это запрещено.

 Разработка Регламента потребовалась в связи со следующими обстоятельствами.

С формально-юридической стороны промышленный холдинг не имеет доли участия в капитале ООО «Управляющая компания «Энерготрейдер» (фирменное наименование компании изменено). Однако единоличным исполнительным органом компании (генеральным директором) и лицом, на имя которого компания зарегистрирована, является один из вице-президентов холдинга, ответственный за  проведение единой для всех предприятий холдинга политики в области приобретения, потребления и экономии электроэнергии.

Электрические сети промышленных предприятий, контролируемых холдингом, переданы в аренду коммерческим организациям, специально созданным для осуществления деятельности по технической эксплуатации воздушных и кабельных электрических линий, устройств, предназначенных для приема, преобразования, распределения и передачи электроэнергии на расстояние.

Коммерческую эксплуатацию электрохозяйств, переданных в аренду обслуживающим организациям, осуществляет ООО «Управляющая компания «Энерготрейдер».  Этой компании переданы функции единоличного исполнительного органа каждой коммерческой организации из числа занимающихся технической эксплуатацией электросетей.

            Помимо руководства деятельностью по техническому обслуживанию электрических сетей промышленных потребителей, подчиненных холдингу, ООО «Управляющая компания «Энерготрейдер» от своего имени арендует электрические и тепловые сети городов, в которых или рядом с которыми расположены комбинаты, заводы, фабрики, шахты и другие объекты холдинга.

            На федеральном оптовом  рынке электрической энергии и мощности ООО «Управляющая компания «Энерготрейдер» приобретает электроэнергию для  всех предприятий холдинга, городов и поселков, где наблюдается присутствие холдинга. Объем приобретения электроэнергии превышает в несколько раз соответствующие объемы многих энергосистем Центральной России. Значительный объем позволяет приобретать электроэнергию на оптовом рынке по ценам, более низким, нежели тарифы на розничных рынках, утверждаемые органами исполнительной власти субъектов Федерации.

            Вместе с тем, ООО «Управляющая компания «Энерготрейдер» участвует в работе органов тарификации электрической энергии, добиваясь установления тарифов на передачу электроэнергии по сетям промышленных потребителей, позволяющих сохранить приемлемый уровень рентабельности электросетевых хозяйств.   

            Регламент призван пресечь ненужную самостоятельность, вредное стремление к самоизоляции, «партизанщину» организаций, занимающихся технической эксплуатацией электросетей, особенно проявляющуюся при заключении договоров с потребителями электроэнергии, а также с иными энергосетевыми и энергосбытовыми компаниями.

            С другой стороны, управляемые компанией электросетевые организации   работают на принципах коммерческого расчета.  Излишняя, чрезмерная регламентация их деятельности может влечь за собой снижение показателей эффективности деятельности электросетевых организаций. Представляется, регламент  согласования договоров, не учитывает  этого важного момента. Из регламента  следует, что канцелярский работник должен в течение 3-х дней согласовывать приобретение скрепок, бумаги и т. п. «мелочевки».  Подобного рода «рядовые» вопросы самые тяжелые при согласовании. Если есть указание со стороны холдинга, самые «щекотливые», что называется наиболее рисковые с экономической точки зрения договоры, важные и ответственные решения принимаются и согласовываются очень оперативно. Но обсуждение вопросов повседневной жизни: какой краской красить решетку вокруг офиса компании в шахтерском городке, с каким оформителем заключать договор на изготовление стенда, прославляющего компанию, весьма затягивается. В этих вопросах все «понимают» и каждый стремиться отстоять свое собственное мнение, повысить авторитет внутри фирмы, «вытерев ноги» об рядового работника. В итоге вопрос не решается, все понимают, что дали маху, обещают руководству больше так не поступать, но время упущено. Через некоторое время повторяется все сначала.   

            Поэтому в регламенте целесообразно указать  договоры, которые направлены обеспечение обычной повседневной производственно-хозяйственной деятельности управляемых организаций, которые эксплуатирующие сети организации вправе совершать без согласования с ООО «УК «Энерготрейдер».

            Не учитывает регламент и возможной хозяйственной необходимости немедленного срочного заключения договора без предварительного согласования с вышестоящими. Такая чрезвычайная ситуация может возникнуть, например, при неожиданной аварии  на теплотрассах или линиях электропередач. Вымерзающий город не может ждать, когда договор с подрядной организацией о ремонте теплотрасс будет согласован с директором по вопросам права и собственности, главным бухгалтером или финансовым директором, пребывающими на курсах повышения квалификации в Испании или Канаде.

            Нет в регламенте и понимания того, что сложившиеся хозяйственные отношения между электросетевой организацией и потребителем могут не соответствовать типовому договору. Например, на практике хозяева многих непромышленных потребителей: гостиниц, крытых рынков и др. вносят деньги в кассу снабжающей компании. Типовой договор может предусматривать безналичную форму расчетов. Но при подписании типового договора, потребитель, не будучи профессионалом, зачастую не обращает на это внимания. У работников же «низового» подразделения нет полномочий по самостоятельному внесению в договор изменений, учитывающих специфику работу с конкретным потребителем.

            Вероятно, у читателей будут и иные замечания. Тем не менее, данный регламент целесообразно использовать на первоначальном этапе функционирования управляющей энергетической компании, тогда когда следует прекратить анархию при осуществлении договорной и претензионной работы. Затем, в дальнейшем, целесообразно вносить в регламент те изменения и дополнения, когда этого потребует сама жизнь.  

            Какое значение имеет регламент для руководителя ООО «УК «Энерготрейдер». Никакого. Он вправе подписывать без согласования с подчиненными. Такие договоры будут действительны. Подчиненные не вправе контролировать руководство. Но при внутрикорпоративных разборках в холдинге или внутри энергокомпании единоличный исполнительный орган всегда может «переложить» ответственность на своих  помощников, с которыми он согласовал договор. Согласовав договор с подчиненным, руководитель тем самым получает от него ручательство того, что текст договора нормальный, «косяков» нет.

 

Генеральный директор
ООО «УК «Энерготрейдер»

К.С. Рокоссовский

________________

"____" __________ 2002 год

М.П.РЕГЛАМЕНТ
согласования договоров ООО "УК «Энерготрейдер»"

 

 

I.                   Общие положения

1.1.            Настоящий "Регламент согласования договоров ООО "УК «Энерготрейдер»" (далее по тексту – "Регламент") разработан в целях обеспечения соответствия совершаемых гражданско-правовых сделок экономическим интересам ООО "УК «Энерготрейдер»" (далее по тексту – "ЭТР"; “компания”), Холдинга, в состав которого входит ЭТР, юридических лиц, управляющей организацией которых является ЭТР (далее – "Промплощадки"), а также иных юридических лиц, участвующих в деятельности ЭТР, соблюдения действующего законодательства Российской Федерации, определения порядка документооборота, а также обеспечения экономической безопасности деятельности ЭТР и Промплощадок.

1.2.            Под договорами для целей настоящего Регламента понимаются проекты любых документов, оформляющих совершение сделок (в том числе договоров, приложений к ним, дополнительных соглашений, доверенностей), подписание которых может привести к установлению, изменению или прекращению гражданских прав и обязанностей ЭТР, Промплощадок или иных лиц, участвующих в реализации бизнес-проектов ЭТР.

1.3.            Все договоры для целей настоящего Регламента делятся на договоры, заключаемые в рамках деятельности ЭТР, и договоры, заключаемые в рамках деятельности Промплощадок.

1.4.            Правовое сопровождение договоров, заключаемых в рамках деятельности Промплощадок, осуществляется Юридической службой соответствующей Промплощадки.

1.5.            Правовое сопровождение договоров, заключаемых в рамках деятельности ЭТР, осуществляется Дирекцией по вопросам права и собственности.

1.6.            В целях настоящего Регламента ответственным исполнителем признается работник ЭТР, Промплощадки, либо иного юридического лица, участвующего в деятельности ЭТР, в должностные обязанности которого входит выполнение соответствующих задач и/или фактическая реализация бизнес-процесса. Контроль за исполнением требований настоящего Регламента осуществляется соответствующим ответственным исполнителем, своевременное возложение его обязанностей на другого работника является обязанностью руководителя организации (руководителя соответствующего структурного подразделения ЭТР), работником которой является  ответственный исполнитель.

II.                Подготовка договоров и информационный обмен при подготовке договоров

2.1.            Ответственные исполнители при составлении договоров используют преимущественно типовые формы договоров.

2.2.            Типовые формы договоров разрабатываются Дирекцией по вопросам права и собственности.

Типовые формы договоров утверждаются (согласовываются) в соответствии с настоящим Регламентом  и доводятся до сведения руководителей всех структурных подразделений.

2.3.            При подготовке договора на основе типовой формы в обязанности ответственного исполнителя входит обеспечение оформления изменений и дополнений протоколом разногласий, без изменения текста типовой формы.

В противном случае, при передаче на согласование договора, подготовленного на основе типовой формы, ответственный исполнитель в целях ограничения объема проверки перечисляет в Акте согласования измененные статьи договора.

При отсутствии в договоре изменений относительно типовой формы ответственный исполнитель указывает на это в Акте согласования.

2.4.            Ответственные исполнители предоставляют договоры на согласование после проведенной ими проверки содержания договоров и внесения необходимых изменений и дополнений. Договоры предоставляются в комплекте с документами, имеющими существенное значение для принятия решения по согласованию договора, в том числе: с документами, подтверждающими статус и место нахождения контрагента, с оригиналами или надлежащим образом заверенными копиями доверенностей на представителя контрагента, с копиями контрактов, в которые предполагается внести изменения или на основании которых совершается сделка.

2.5.            Для обеспечения оперативности документооборота между офисами допускается передача Актов согласования, договоров и прилагаемых документов по факсу и посредством электронной связи, если это позволяет выполнить требования по заполнению Акта согласования.

III.             Процедура согласования договоров. Подписание договоров

3.1.            На прохождение процедуры согласования каждого договора предоставляется не более 3 (трех) рабочих дней.

3.2.            Ответственный исполнитель, предоставляя договор на согласование, сшивает его с Актом согласования, где указывает бизнес-проект, к которому относится договор, свою фамилию, контактный телефон, свой адрес электронной почты и ставит подпись.

3.3.            Журнал регистрации согласования договоров ведется в электронном виде Дирекцией по вопросам права и собственности. Регистрация договора осуществляется в Журнале регистрации согласования договоров. Ответственному исполнителю сообщается номер регистрации договора в Журнале, переданного для согласования; ответственный исполнитель обязан знать номер регистрации договора в Журнале и при запросе информации о данном договоре указывать такой номер.

3.4.            Должностное лицо, у которого на согласовании находится договор, при отсутствии предложений и возражений указывает в Акте согласования: «Замечаний нет», ставит дату и подпись. В противном случае должностное лицо отражает имеющиеся замечания в Акте согласования, ставит дату и подпись. В случае недостатка места в соответствующем разделе Акта согласования и наличии большого количества замечаний текст замечаний переносится на оборотную сторону Акта согласования или прикрепляемый к нему дополнительный лист.

Соответствующие должностные лица компании обязаны после проставления визы передать договор уполномоченному сотруднику Дирекции по вопросам права и собственности.

3.5.            По завершении согласования копия согласованного варианта договора, прилагаемых документов и оригинал Акта согласования остаются для хранения в Дирекции по вопросам права и собственности; срок хранения – 3 (три) года с даты окончания действия договора.

3.6.            Ответственный исполнитель организует подписание сторонами согласованного в соответствии с настоящим Регламентом варианта договора, после чего передает один его экземпляр (c прилагаемыми документами, в том числе доверенностями на представителя контрагента) бухгалтеру, ведущему бухгалтерский учет операций по указанному договору в ЭТР, Промплощадке, либо в иной организации, участвующей в деятельности ЭТР.

IV.              Этапы согласования коммерческих договоров

4.1.                         Первый этап: ответственный сотрудник Дирекции по вопросам права и собственности осуществляет проверку соответствия договора действующему законодательству Российской Федерации, нормам международного права и обычаям делового оборота.

4.2.                         Второй этап: руководитель Дирекции по экономике и финансам контролирует вопросы ценообразования товаров (работ, услуг), сроки возникновения и выполнения обязательств по контракту на предмет обеспеченности собственными ресурсами, дает оценку рентабельности; осуществляет проверку соответствия норм и положений договоров действующему налоговому законодательству, оценку экономических  показателей предлагаемой к совершению сделки; проводит итоговый анализ экономического, финансового и правового содержания договоров, проверку сопровождения совершаемой сделки всеми разрешительными документами у каждой стороны; принимает решение о финансово-экономической целесообразности заключения сделки.

4.3.                         Третий этап: ответственный сотрудник Дирекции по вопросам права и собственности осуществляет контроль и сопровождение договора в рамках структурных подразделений компании, подчиняющихся директору по экономике и финансам.

4.4.                         Четвертый этап: руководитель подразделения консолидированной отчетности (бухгалтерии) контролирует соответствие договора требованиям законодательства о налогах и сборах и законодательства о бухгалтерском учете.

4.5.                         Пятый этап: руководитель Дирекции по экономике и финансам согласовывает контрагентов по договору и их банковские реквизиты для целей будущего осуществления платежей, а также для целей финансового контроля.

4.6.                         Шестой этап: ответственный сотрудник Дирекции по вопросам права и собственности, при наличии возражений, дополнений и изменений условий договора, возникших на четвертом и пятом этапах, суммирует соответствующие замечания и корректировки в текст договора на отдельном листе.

4.7.                         Седьмой этап: руководитель Дирекции по вопросам права и собственности проверяет внесение ответственным исполнителем в договор необходимых исправлений с учетом сделанных на предыдущих этапах согласования замечаний и проведенных согласований с контрагентами.

4.8.                         Восьмой этап: Директор по коммерции принимает решение по предоставленным существенным разногласиям и выявленным обстоятельствам, возникшим на предыдущих этапах согласования, по оценке коммерческой целесообразности предлагаемой к совершению сделки, выносит решение о подписании (отказе в подписании) рассматриваемых договоров.

V.                 Предоставление и прекращение полномочий на совершение сделок, контроль над использованием таких полномочий

5.1.            Полномочия на совершение сделок и иных действий от имени ЭТР, или Промплощадок, предоставляются путем выдачи в установленном порядке доверенности в форме, предусмотренной законодательством.

Предложения о предоставлении полномочий вносятся руководителями соответствующих структурных подразделений в письменной форме.

5.2.            Все выданные доверенности должны быть учтены в журнале учета доверенностей; копия каждой выданной доверенности хранится лицом, ведущим журнал учета доверенностей.

5.3.            В случае увольнения сотрудника или в других случаях, когда сохранение за определенным сотрудником полномочий на совершение сделок и иных действий может привести к причинению ущерба правам и законным интересам ЭТР, Промплощадок и иных организаций, участвующих в деятельности ЭТР, руководитель соответствующего структурного подразделения обязан обеспечить отзыв доверенности у подчиненных ему сотрудников (иных лиц) подписание последними документов об их осведомленности об отзыве доверенности.

Факт прекращения полномочий должен быть отражен в журнале учета доверенностей; документы, подтверждающие прекращение полномочий, хранятся лицом, ведущим журнал учета доверенностей.

5.4.            Организация ведения журнала учета доверенностей возлагается на руководителя Дирекции по вопросам права и собственности.

VI.              Прочие положения

6.1.                         Директор по вопросам права и собственности и Директор по экономике и финансам, Директор по коммерции и Главный бухгалтер должны обеспечить реализацию требований настоящего Регламента и принятых в соответствии с ним решений.

6.2.                         Директор по вопросам права и собственности, а также Директор по экономике и финансам вправе в любой момент прекратить или приостановить действие любого договора, дальнейшее исполнение которого связано с существенными рисками деятельности компании (коммерческими, корпоративными, финансовыми, налоговыми, репутационными и пр.).

6.3.                         Проект договора, прошедший согласование в соответствии с настоящим Регламентом, может быть подписан только в согласованной форме. Любые изменения и дополнения должны быть согласованы в соответствии с настоящим Регламентом. Ответственность за подписание договора не прошедшего согласование в соответствии с настоящим Регламентом, несет лицо, подписавшее такой договор.

6.4.                         Руководитель Дирекции по безопасности или уполномоченные им сотрудники обязаны незамедлительно информировать руководителей соответствующих дирекций об обстоятельствах, которые могут причинить ущерб правам и законным интересам Холдинга, в состав которого входит ЭТР, Промплощадок или организаций, участвующих в реализации бизнес-проектов Холдинга, в состав которого входит ЭТР. Соответствующие руководители обязаны обеспечить учет полученной информации при заключении, исполнении, изменении и прекращении договоров.

6.5.                         Руководители структурных подразделений, подчиненных Исполнительному директору и обеспечивающих исполнение договоров, обязаны обеспечить своевременное информирование Коммерческого директора и Директора по экономике и оперативному управлению об обстоятельствах, препятствующих или затрудняющих исполнение коммерческих договоров.

            Руководители структурных подразделений, подчиненных Финансовому директору и обеспечивающих исполнение договоров, обязаны обеспечить своевременное информирование Директора по корпоративным финансам и Руководителя Казначейства об обстоятельствах, препятствующих или затрудняющих исполнение финансово-корпоративных договоров.

6.6.                         Коммерческий директор и Директор по экономике и оперативному управлению, с одной стороны, и Директор по корпоративным финансам и Руководитель Казначейства, с другой стороны, обязаны обеспечить своевременных информационный обмен об обстоятельствах, которые могут причинить ущерб правам и законным интересам Холдинга, Промплощадок или организаций, участвующих в реализации бизнес-проектов Холдинга.

6.7.                         Контроль за соответствием типовой формы договора действующему законодательству и судебной практике возлагается на разработавший данную типовую форму подразделение, которое обеспечивает переутверждение типовой формы в случае обнаружения несоответствия.

 

Приложения:

1.      Форма Акта согласования договоров.

2.      Форма Журнала регистрации согласования договоров.

3.      Форма Журнала учета доверенностей.

 

 

 

VII.        АКТ СОГЛАСОВАНИЯ

 

Договор  №   _______________________________ от ______________________________г.

Стороны по договору__________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

1. ___________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________

4. ___________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________

5. ___________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________

6. ___________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________

Особые процедуры:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________ 

7. _____________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________

                                                                                                   II.                          Должность, ФИО, подпись, дата                                                                      

_____________________________________________________________________________

 

 

 

                                                                                             Приложение № 2

                                                                                             к Регламенту согласования

                                                                                             договоров

                                                                                             ООО «УК «Энерготрейдер»

 

VIII.        ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

 

 

                                                                                              Приложение № 3

                                                                                              к Регламенту согласования

                                                                                              договоров

                                                                                              ООО «УК «Энерготрейдер»

 

 

                          ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ДОВЕРЕННОСТЕЙ