Дебиторская задолженность – это имущественные требования организации к другим лицам, являющимся ее должниками. В соответствии  с п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета, дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации, и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты коммерческой организации.

В п.2. ст. 266 НК РФ указаны следующие основания для признания дебиторской задолженности безнадежной  (нереальной к взысканию):

1) безнадежными долгами признаются те долги, по которым истек установленный срок исковой давности.

Течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга (ст. 203 ГК РФ). Признание долга может содержаться в документах и переписке с должником. Частичное погашение суммы долга также будет являться действием, свидетельствующим о признании долга. Признание долга может быть сделано устно кредитору в присутствии других лиц (свидетелей) либо третьим лицам.

         2)  долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ);
         3) долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ);
         4) долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено ликвидацией организации (ст. 419 ГК РФ).

По другим основаниям дебиторская задолженность, нереальная к взысканию, не может быть признана безнадежной. Об этом говорится  в Письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 6 февраля 2007 г. N 03-03-07/2 и подтверждается материалами судебной практики (Постановление ФАС арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 18 июня 2007 г. № ФО4-3765/2007(35137-А27-40).

Организация заинтересована в списании дебиторской задолженности нереальной к взысканию по следующим причинам:

1. Сумма дебиторской задолженности, находящаяся на балансе предприятия участвует в расчете  чистой прибыли предприятия, поэтому искажает  реальную картину финансового состояния предприятия.

2. Суммы безнадежных долгов включаются в состав внереализационных расходов (пп. 2 п.2 ст. 265 НК РФ) и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Сложившаяся на сегодняшний день судебная практика исходит из того, что для целей налогообложения по налогу на прибыль в состав внереализационных расходов включаются суммы безнадежных долгов при наличии их документального подтверждения (Постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 27 марта 2007 г. NА19-26628/05-Ф02-1137/2007).

К документам, подтверждающим безнадежность задолженности можно отнести:

·        определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства и ликвидации должника;

·        выписка из единого государственного реестра юридических лиц о том, что данная организация ликвидирована;

·        другие документы, подтверждающие обстоятельства, указанные в   п.2. ст. 266 НК РФ.

Важно отметить, что справки, заключения, подготавливаемые работниками организации налогоплательщика о невозможности взыскания задолженности, сами по себе не являются документами, подтверждающими безнадежность задолженности.  Акт о невозможности взыскания, постановление об окончании исполнительного производства, составленные судебным приставом-исполнителем - также не будут являться основанием для признания суммы дебиторской задолженности безнадежной. (Постановление Федерального Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 18.06.2007 г. № ФО4-3765/2007 (35137-А27-40).

Кроме того, для подтверждения безнадежности задолженности требуются первичные документы учета, которые должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; количественные характеристики хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Перед списанием дебиторской задолженности организация должна провести инвентаризацию задолженности.

По данным проведенной инвентаризации задолженности следует выявить просроченные обязательства, срок исковой давности по которым истек, и по каждому такому обязательству составить бухгалтерскую справку, в которой указать:

·        основание образования задолженности;

·        наименование и адрес, ИНН организации-дебитора;

·        дату возникновения задолженности;

·        реквизиты первичных документов, подтверждающих факт ее возникновения

·        сумму задолженности;

·        реквизиты документов, свидетельствующих об истребовании долга.

После рассмотрения представленного письменного обоснования (бухгалтерской справки) руководитель организации издает приказ (распоряжение) о списании дебиторской задолженности.

Действующим законодательством списание дебиторской задолженности не ставится в зависимость от того, предпринимались ли налогоплательщиком действия по взысканию с дебиторов задолженности (Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 28 февраля 2007 г. N Ф08-731/07-288А). По истечении срока исковой давности  любые безнадежные долги, даже если сумма не была истребована у должника, в соответствии с налоговым законодательством разрешено относить в состав внереализационных расходов (Постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 5 марта 2007 г. N Ф04-909/2007(31893-А46-41).