Об оплате командировочных расходов в иностранной валюте
Согласно п. 2.1 "Положения о порядке покупки и выдачи
иностранной валюты для оплаты командировочных расходов",
утвержденного ЦБ РФ от 25 июня 1997 г. N 62 (далее - Положение),
нельзя приобретать наличную валюту в обменных пунктах любых
коммерческих банков.
Покупка валюты при этом производится в специальном порядке,
определенном Положением, исключительно через тот банк, где у
предприятия открыт валютный счет.
Использование купленной для командировочных расходов валюты на
иные цели категорически запрещается в соответствии с п. 2.3
Положения. Если необходимо произвести в командировке какие-либо иные
затраты, следует заранее согласовать данный вопрос с банком.
Перед командировкой клиент сдает в банк следующие документы:
- платежное поручение на покупку валюты;
- заявку установленной Положением формы;
- приказ о командировании сотрудника за рубеж в служебных
целях.
После получения названных документов банк:
- открывает на клиента "Досье "Командировочные расходы";
- выдает клиенту запрашиваемую наличную валюту в срок не ранее
чем за 10 рабочих дней до убытия сотрудников в командировку;
- выдает клиенту справку по форме N 0406007, являющуюся
основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков из
Российской Федерации за рубеж.
Для учета клиент обязан вести специальный "Журнал учета справок
по форме N 0406007" согласно Приложению N3 к Положению.
В течение 10 календарных дней с даты окончания служебной
командировки за пределы Российской Федерации командируемое лицо
обязано представить бухгалтерии своего предприятия авансовый отчет,
неиспользованную часть наличной валюты и дорожных чеков (если
таковые остались), а также все документы, имеющие отношение к
командировке.
Подотчетные суммы наличной валюты и дорожные чеки, не
использованные во время командировки, должны быть возвращены
клиентом в банк в течение 10 рабочих дней с даты их возвращения в
кассу клиента, как указано в п. 6.3 Положения.
Отчет по установленной Положением форме, в двух экземплярах,
должен быть сдан клиентом в банк не позднее даты, определенной в
графе 12 Заявки. Оригинал Отчета подшивается банком в "Досье
"Командировочные расходы", а копия Отчета с отметкой банка о дате
приема оригинала Отчета возвращается клиенту (п. 6.4 Положения).
Следует отметить, что определены существенные санкции за
нарушение требований, изложенных в Положении, как для клиента, так и
для банка. Взыскание штрафных санкций с юридических лиц производится
Федеральной службой по валютному и экспортному контролю в бесспорном
порядке, а в случае несдачи Отчета банк обязан приостановить
операции по выдаче наличной валюты с текущего валютного счета
клиента до сдачи им Отчета. Притом, что основная часть
ответственности возложена на банки, клиент тоже может быть сурово
наказан: "в пределах суммы, которая не была учтена, была учтена
ненадлежащим образом или по которой документация и информация не
были представлены в установленном порядке..." (п.7 Положения).
Определение "в пределах суммы..." сложно отнести к конкретным.
Поэтому имеет смысл исходить из возможности применения "верхней
границы" санкций и максимально аккуратно относиться ко всей
процедуре оформления зарубежных командировок.
Рассмотрим порядок оформления необходимых документов и
отражения операций на счетах бухгалтерского учета.
Пример. Сотрудник командирован в Германию. Срок командировки -
семь дней. Курсы валют взяты условно.
Нормы суточных для Германии составляют в день 112 DM в
соответствии с Приложением N 1 постановления Совета Министров -
Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261 "О размере и порядке
выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории
иностранных государств".
Нормы затрат по найму жилого помещения для Германии составляют
в день 260 DM.
Общая сумма командировочных расходов на семь дней по норме
составит 112 х 6 суток + 260 х 7 суток = 2492 DM. В день возвращения
из командировки должны быть выданы суточные в рублях по нормам
суточных на территории РФ - 22,00 руб. (п. 4 постановления
Правительства РФ от 26 февраля 1992 г. N 122 "О нормах возмещения
командировочных расходов").
Рассмотрим две ситуации (в зависимости от того, в какой валюте
открыт валютный счет клиента).
Ситуация 1
Клиент не имеет валютного счета в немецких марках, а имеет
только счет в долларах США и соответственно получает доллары США с
имеющегося у него валютного счета.
На дату получения клиентом иностранной валюты в своем банке ЦБ
РФ установил следующие курсы инвалют по отношению к рублю: 1 $ =
5,915 руб., 1 DM = 3,380 руб.
Согласно установленным ЦБ РФ курсам клиент получит в банке с
валютного счета 1424$, что следует из расчета: 2492 DM х
3,380=8422,96 руб.
8422,96 руб.: 5,915=1424 $.
Бухгалтерские проводки при оформлении получения средств в банке
и выдаче их командируемому лицу.
Для уменьшения количества курсовых разниц и бухгалтерских
проводок по их учету целесообразно совместить дату получения средств
в банке с датой выдачи этих средств командируемому лицу из кассы
предприятия, что и учитывается в нашем примере.
При получении средств в банке делаются проводки:
Д-т сч. 57 К-т сч. 52 - 1424 $ ( 8422,96 руб.) - получена
валюта на командировочные расходы.
Д-т сч. 48 К-т сч. 57 - 1424 $ ( 8422,96 руб.) - отражена
реализация прочих активов.
Д-т сч. 50 (субсчет 50-2 "Валютная касса") К-т сч. 48 - 1424 $
( 8422,96 руб.) - внесена полученная в банке валюта в кассу
предприятия.
Д-т 71 (субсчет 71-2 "Авансы, выданные в инвалюте") К-т сч.
50-2 - 1424 $ ( 8422,96 руб.) - выдана валюта из кассы
командируемому лицу.
Д-т сч. 71 (субсчет 71-1 "Авансы, выданные в рублях") К-т сч.
50 ( субсчет 50-1 "Рублевая касса") - 22,00 руб. - выданы суточные в
рублях командируемому лицу.
Бухгалтерские проводки при возврате части неизрасходованных
сумм и оформлении авансового отчета.
При возвращении из Германии командированное лицо составляет
авансовый отчет и в течение 10 календарных дней представляет его в
бухгалтерию своего предприятия. Наша рекомендация: так же, как и при
отъезде в командировку, совместить дату сдачи авансового отчета и
дату возвращения неизрасходованных средств в кассу предприятия.
Рассмотрим случай, когда командированное лицо не имеет
документов по расходам на гостиницу, так как проживало за счет
приглашающей стороны - партнеров из Германии.
В связи с тем, что до отъезда в командировку этот момент не был
точно согласован сторонами, деньги на оплату гостиницы российское
предприятие в банке получило. Таким образом, командированное лицо
должно вернуть в кассу предприятия 1820 DM (260 х 7 суток = 1820
DM).
На дату возвращения средств в кассу ЦБ РФ установил следующие
курсы инвалют по отношению к рублю: 1 $ = 5,933 руб., 1 DM = 3,345
руб.
1820 DM х 3,345 = 6087,90 руб.
6087,90 руб.: 5,933 = 1026,11$.
Исходя из этого расчета подотчетному лицу необходимо вернуть в
кассу предприятия 1026,11$.
Это следует отразить следующими проводками:
Д-т сч. 50-2 К-т сч. 71-2 - 1026,11$ (6087,90 руб.) внесение
неизрасходованной на командировку суммы в кассу предприятия.
На день получения средств в кассе на командировку сумма
расходов на гостиницу по норме 1820 DМ составляла 1040 $ ( 1820 DМ х
3,380: 5,915 = 1040$).
На день возврата неиспользованных средств в кассу она равнялась
1026,11$. На счетах 50-2 и 71-2 образовалась курсовая разница,
которая составила: (1040$ х 5,915) - (1026,11$ х 5,933) = 63,69руб.
Д-т сч. 50-2 К-т сч. 80 - 63,69 руб.- курсовая разница.
Д-т сч. 80 К-т сч. 71-2 - 63,69 руб. - курсовая разница.
Далее, затраты на служебную командировку списываются в рамках
установленных лимитов на издержки обращения (для предприятий
торговли):
Д-т сч. 44 К-т сч. 71-1 - 22,00 руб. - списание суточных за
день возвращения в издержки.
Д-т сч. 44 К-т сч. 71-2 - 378, 87$ (2247,84 руб.) - списание
суточных за 6 дней нахождения в загранкомандировке в издержки
обращения (672 DM х 3,345: 5,933 = 378,87 $).
На день получения средств из кассы на командировочные расходы
сумма суточных на данную командировку составила 672 DМ, или 384$
(672 DМ х 3,380: 5,915 = 384$).
На день составления авансового отчета данная сумма суточных
равнялась 378,87$ (672 DМ х 3,345: 5,933 = 378,87 DМ).
На счете 71-2 возникла курсовая разница, равная (384$ х 5,915)
- (378,87$ х 5,933 ) = 23,52 руб.
Д-т сч. 80 К-т сч. 71-2 - 23,52 руб. - курсовая разница.
Бухгалтерские проводки при возврате неизрасходованных сумм в
инвалюте из кассы предприятия на текущий валютный счет в банке.
С даты возвращения из командировки (в срок не позднее, чем 20
календарных дней согласно п.5 Приложения N 1 к Положению)
предприятием должен быть сдан соответствующий Отчет в банк, а
неизрасходованная сумма инвалюты должна быть внесена на текущий
валютный счет предприятия в банке в течение 10 рабочих дней с этой
даты. Предположим, что на дату внесения неизрасходованной суммы в
банк ЦБ РФ установил следующий курс доллара к рублю: 1 $ = 5,943
руб. В бухгалтерском учете предприятия эта операция отражается
следующими проводками:
Д-т сч. 57 К-т сч. 50-2 - 1026,11$ ( 6098,17 руб.) получена
валюта из кассы для внесения в банк.
Д-т сч. 48 К-т сч. 57 - 1026,11$ ( 6098,17 руб.) - отражен
возврат нереализованных валютных активов.
Д-сч. 52 К-т сч. 48 - 1026,11$ ( 6098,17 руб.) - внесена в банк
неиспользованная на командировку валюта.
На день получения средств в банке сумма расходов на гостиницу
составила 1040$ х 5,915 = 6151,6 руб.,
на день возврата неизрасходованных средств эта сумма составила
1026,11$ х 5,943 = 6098,17 руб.
Курсовая разница на счете 50-2 равна 6151,6 - 6098,17 = 53,43
руб.
Д-т сч. 50-2 К-т сч. 80 - 53,43 руб. - курсовая разница.
Ситуация 2
Клиент открыл счет в немецких марках в уполномоченном банке, и
на командировку ему нужны именно немецкие марки. Курсы валют для
этого случая сохранены из первой ситуации. На момент командировки
клиент ведет валютную кассу в немецких марках. Таким образом,
вышеизложенные объяснения и примеры для второй ситуации будут
выглядеть следующим образом:
Получение средств в банке:
Д-т сч. 57 К-т сч. 52 - 2492 DМ ( 8422,96 руб.) - получена
валюта на командировочные расходы.
Д-т сч. 48 К-т сч. 57 - 2492 DМ ( 8422,96 руб.) - отражена
реализация прочих активов.
Д-т сч. 50-2 К-т сч. 48 - 2492 DМ ( 8422,96 руб.) - внесена
полученная в банке валюта в кассу предприятия.
Д-т сч. 71-2 К-т сч. 50-2 - 2492 DМ (8422,96 руб) - выдана
валюта из кассы командируемому лицу.
Д-т сч. 71-1 К-т сч. 50-1 - 22,00 руб. - выданы суточные в
рублях командируемому лицу.
На день выдачи средств на командировку из кассы сумма 1820 DМ в
рублевом эквиваленте составляла 6151,6 руб. (1820 DМ х 3,380). На
счетах 50-2 и 71-2 образовалась курсовая разница, равная 63,73 руб.
(1820 DМ х 3,380 - 1820 DМ х 3,345 = 63,7).
Д-т сч. 50-2 К-т сч. 80 - 63,70 руб. - курсовая разница.
Д-т сч. 80 К-т сч. 71-2 - 63,70 руб. - курсовая разница.
Д-т сч. 44 К-т сч. 71-1 - 22,00 руб. - списание суточных на
день возвращения в издержки.
Д-т сч. 44 К-т сч. 71-2 - 672 DМ (2247,84 руб.) - списание
суточных за 6 дней нахождения в загранкомандировке в издержки (112
DМ х 6 суток х 3,345 = 2247,84 руб.)
Д-т сч. 80 К-т сч. 71-2 - 23,52 руб. - курсовая разница (672 DМ
х 3,380 - 672 DМ х 3,345).
Бухгалтерские проводки при возврате неизрасходованной валюты в
банк (курс ЦБ РФ на день возврата составил 3,350 за 1 DМ):
Д-т сч. 57 К-т сч. 50-2 - 1820 DМ (6097, 00 руб) - получена
валюта из кассы для внесения в банк.
Д-т сч. 48 К-т сч. 57 - 1820 DМ (6097, 00 руб) - возврат
нереализованных активов.
Д-т сч. 52 К-т сч. 48 - 1820 DМ (6097,00 руб) - внесена в банк
неиспользованная валюта.
Д-т сч. 80 К-т сч. 50-2 - 54,60 руб. - курсовая разница (1820
DМ х 3,380 - 1820 DМ х 3,350)
Н. Галиева,
эксперт юридического консультационного бюро
"Прайвэт Атторнейз Гроуп"
Текст документа сверен по:
"Экономика и жизнь",
N 10, 1998
