Главный бухгалтер: Нюансы
Зуенкова Мария Григорьевна
Генеральный директор ООО «ЮКФ «Ваш юрист» (г. Екатеринбург, ул. Сулимова, д. 27, тел. 379-98-35)
В настоящей публикации мы затронем на наш взгляд самую главную должность в коммерческой организации – должность Главного бухгалтера.
I. Особенности оформления на работу Главного бухгалтера
В соответствии со ст. 70 ТК РФ срок испытания для руководителей организаций, главных бухгалтеров и других руководящих должностей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций не может превышать шести месяцев.
Однако из данного положений существуют исключения для:
лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;
беременных женщин;
лиц, не достигших возраста восемнадцати лет;
лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;
лиц, избранных (выбранных) на выборную должность, на оплачиваемую работу;
лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;
и в иных случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, а также коллективным договором.
Нормативными документами РФ, в том числе и всем известным Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" не устанавливаются требования к лицу, претендующему на замещение вакансии Главного бухгалтера. Следовательно, мы можем предположить, что на вакансию будут претендовать как молодые специалисты, не имеющие опыта работы, так и соискатели которые не вписываются в общепринятый стереотип «Главного бухгалтера». Необходимо заметить, что в соответствии со статьей 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключение трудового договора, данная статься запрещает устанавливать преимущества одних соискателей от других в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания). По требованию лица, которому отказано в заключение трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме.
Из тех же соображений исходит и судебная практика
[1] «…10. Поскольку действующее законодательство содержит лишь примерный перечень причин, по которым работодатель не вправе отказать в приеме на работу лицу, ищущему работу, вопрос о том, имела ли место дискриминация при отказе в заключении трудового договора, решается судом при рассмотрении конкретного дела.
Если судом будет установлено, что работодатель отказал в приеме на работу по обстоятельствам, связанным с деловыми качествами данного работника, такой отказ является обоснованным.
Под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).
Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, обязательные для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закон.
11. Обратить внимание судов на то, что отказ работодателя в заключении трудового договора с лицом, являющимся гражданином Российской Федерации, по мотиву отсутствия у него регистрации по месту жительства, пребывания или по месту нахождения работодателя является незаконным, поскольку нарушает право граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства, гарантированное Конституцией РФ (часть 1 статьи 27), Законом Российской Федерации от 25 июня 1993 г. N 5242-1 "О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации", а также противоречит части второй статьи 64 ТК РФ, запрещающей ограничивать права или устанавливать какие-либо преимущества при заключении трудового договора по указанному основанию…».
Принимаю в Вашу компанию Главного бухгалтера, должность под которой подразумевается определенная ответственность необходимо понимать, что трудоустройство необходимо оформить максимально правильно с заполнением всех необходимых документов отдела кадров: приказа о приеме на работу, трудового договора. В виду того, что во многих организациях разрабатываются и внедряются ноу-хау, изобретения с главными бухгалтерами как впрочем, и с остальными сотрудниками также заключаются и договоры о неразглашении конфиденциальной информации.
II. Вопросы, возникающие в процессе работы лица в должности Главного бухгалтера.
В небольших или недавно созданных компаниях практикуется возложение обязанностей кассира на главного бухгалтера.
Данный вопрос вызывает, несмотря на его простоту, очень большую полемику. Постараемся ответить на него как можно более полно, опираясь на собственный опыт.
Действующее законодательство предусматривает в ряде случаев обязанность работодателя сохранять за работником, место работы и должность. Это происходит во время временной нетрудоспособности работника, естественно ежегодных отпусков и отпусков в связи с рождением ребенка до достижения им трех лет, других видов отпусков, предусмотренных действующим законодательством, в период командировки, и т.д. Обязанности временно отсутствующего работника могут быть возложены на другого работника либо распределены между несколькими.
Приведем пример из судебной практики.
«… Е. уволена с должности главного бухгалтера администрации района распоряжением главы администрации района от 24 марта 2003 года на основании статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации (в связи с восстановлением по решению суда на работе работника, ранее выполнявшего эту работу).
Не согласившись с увольнением, Е. обратилась в суд с иском о восстановлении на работе и взыскании заработной платы, сославшись на то, что уволена она незаконно, в период беременности.
Решением районного суда от 21 мая 2003 года с ответчика в ее пользу взыскана заработная плата за время вынужденного прогула.
Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации удовлетворила представление заместителя Генерального прокурора Российской Федерации, отменив состоявшиеся по делу судебные постановления и направив дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции, по следующим основаниям.
Как следует из материалов дела, Е. была принята на работу 15 декабря 2002 года на должность главного бухгалтера администрации района после увольнения с данной должности Х.
Решением районного суда от 7 февраля 2003 года Х. восстановлена в должности главного бухгалтера администрации района (в ранее занимаемой должности), а поэтому Е. распоряжением главы администрации района от 24 марта 2003 года уволена с этой должности в соответствии с пунктом 2 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
При удовлетворении иска Е. о восстановлении на работе судебные инстанции исходили из того, что не допускается расторжение трудового договора по инициативе работодателя с беременными женщинами (пункт 1 статьи 261 Трудового кодекса Российской Федерации).
Однако при данных обстоятельствах с выводом о необходимости восстановления на работе Е. согласиться нельзя, так как он основан на неверном толковании норм материального права, которое привело к неверному принятию решения.
Согласно части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации трудовой договор подлежит безусловному прекращению по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в числе которых (пункт 2 части 1 данной статьи) прекращение договора в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда. При этом прекращение договора допускается при невозможности перевода на другую работу.
Как видно из материалов дела, с Е. расторгнут трудовой договор в связи с восстановлением на работе работника, ранее занимавшего данную должность. Поскольку увольнение имело место не по инициативе работодателя, ссылка судебных инстанций на пункт 1 статьи 261 Трудового кодекса Российской Федерации, запрещающий расторжение трудового договора с беременными женщинами именно по инициативе работодателя, является безосновательной. Кроме того, в материалах дела отсутствуют сведения о невозможности перевода на дату увольнения Е. на другую работу…».
В нашем же случае происходит более продолжительное совмещение должностей в виду того что например штатное расписание компании вообще может не предусматривать такой должности как кассир. Ст. 151 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя производить доплату за совмещение должностей - выполнение работников у одного и того же работодателя дополнительной работы по другой должности без освобождения от основной работы. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора. Как мы видим из анализа этой статьи Трудовой кодекс Российской Федерации, не устанавливает запрета на совмещение должностей. Естественно, что для продолжительного совмещения должностей необходимо получения согласия самого работника на подобное совмещение.
Также необходимо заметить, что согласно п. 36 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утвержденного решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40) на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером. Оформление производится в соответствии с Главой 2 Трудового кодекса с некоторыми нюансами: а именно с обязательным ознакомлением под расписку с Порядком ведения кассовых операций, и заключением договора о полной материальной ответственности.
Довольно часто в последнее время задают вопрос о возможности заключения с Главным бухгалтером договора подряда. На наш взгляд это обусловлено тем, что в последнее время очень широкое распространение получили услуги по ведению бухгалтерского учета компаний и услуг по подготовке и сдаче бухгалтерской отчетности.
ст. 56 Трудового кодекса Российской Федерации устанавливает что трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные действующим трудовым законодательством, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Договор подряда - это вид гражданско-правового договора. Согласно ст. 702 ГК РФ по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.
В гражданско-правовых отношениях презюмируется принцип равноправия сторон.
А в трудовых отношениях главный бухгалтер непосредственно подчиняется руководителю компании.
Согласно выше упомянутому Закону "О бухгалтерском учете" без подписи Главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению, исключением является ситуация при который руководитель компании на основании приказа и в виду отсутствия в штате должности главного бухгалтера возлагает на себя функции последнего.
Управление МНС России по г. Москве в своем письме
[2]разъясняет что:
Согласно ст. 7 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" Главный бухгалтер (бухгалтер, при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Он обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.
Без подписи Главного бухгалтера (бухгалтера, при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению, исключение составляет возложение руководителем компании функции Главного бухгалтера на себя.
Включение в штат должности бухгалтера, его подчиненность руководителю, закрепление за бухгалтером ответственности за денежные средства, материальные ценности, финансовые и кредитные обязательства организации, по мнению Управления МНС России по г. Москве, возможны только при трудовых отношениях между организацией и работником в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (далее - ТК РФ) трудовые отношения основываются на соглашении между работником (физическим лицом) и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего распорядка при обеспечении работодателем условий труда и социальных гарантий (оплата больничных листов, пособий), предусмотренных трудовым законодательством, коллективным и (или) трудовым договором. Понятия, порядок заключения, изменения, прекращения трудового договора установлены разделом III части третьей ТК РФ.
Статьей 59 ТК РФ установлено, что с Главным бухгалтером все организации имеют право заключать срочный трудовой договор продолжительностью до пяти лет. Малым предприятиям разрешено подписывать трудовые договоры на неопределенный срок со своими работниками.
Условия договора возмездного оказания услуг, как гражданско-правового договора, регламентируются Гражданским кодексом Российской Федерации (далее - ГК РФ). Согласно положению ГК РФ граждане, работающие в организации на основании гражданско-правового договора, не относятся к ее штатному персоналу, не имеют обязанности подчинения руководителю и правилам внутреннего трудового распорядка организации, самостоятельно организуют свой труд, выполняя работу или оказывая услуги на свой риск и не имеют социальной защищенности.
Физические лица (на наш взгляд и юридические лица), не являющиеся штатными сотрудниками организации, могут привлекаться к выполнению отдельных работ по бухгалтерскому учету на основании гражданско-правовых договоров, следовательно с главным бухгалтером может быть заключен договор подряда.
Функции Главного бухгалтера выполняет непосредственно на руководитель. Нужно ли в данном случае заключать с ним договор о материальной ответственности?
На основании пункта 2 статьи 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" руководители организаций могут вести бухгалтерский учет лично. Пунктом 32 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993 N 40, предусмотрена обязанность после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу и ознакомлением под расписку с Порядком ведения кассовых операций в РФ заключения договора о материальной ответственности с кассиром.
В то же время в соответствии со статьей 277 ТК РФ руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации. В случаях, предусмотренных федеральным законом, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями.
Полная материальная ответственность работника согласно статье 242 ТК РФ состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере.
Таким образом, если на руководителя организации одновременно возложены обязанности Главного бухгалтера и кассира, заключать с ним отдельный договор о материальной ответственности нет необходимости.
III. Увольнение главного бухгалтера.
В законодательстве РФ естественно не содержится каких-либо оснований запрещающих Главному бухгалтеру, как и любому другому человеку занимающему любую другую должность, менять место работы: например в силу получения более высокооплачиваемого предложения, или из-за возникающих разногласий с руководителем компании.
Также необходимо заметить, что Главный бухгалтер может быть уволен в соответствии со ст. 75 ТК РФ в случае смены собственника имущества организации, изменении подведомственности организации, ее реорганизации.
Наиболее полный анализ данной статьи Трудового кодекса РФ также был дан в выше упомянутом Постановлении Пленума Верховного суда Российской Федерации от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
«… 32. Судам необходимо иметь в виду, что увольнение по пункту 4 статьи 81 Кодекса в связи со сменой собственника имущества организации допустимо лишь в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.
При этом следует учитывать, что расторжение трудового договора по названному основанию возможно лишь в случае смены собственника имущества организации в целом. Указанные лица не могут быть уволены по пункту 4 статьи 81 Кодекса при изменении подведомственности (подчиненности) организации, если при этом не произошла смена собственника имущества организации.
Под сменой собственника имущества организации следует понимать переход (передачу) права собственности на имущество организации от одного лица к другому лицу или другим лицам, в частности при приватизации государственного или муниципального имущества, т.е. при отчуждении имущества, находящегося в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, в собственность физических и (или) юридических лиц (статья 1 Федерального закона от 21 декабря 2001 г. N 178-ФЗ "О приватизации государственного и муниципального имущества", статья 217 ГК РФ); при обращении имущества, находящегося в собственности организации, в государственную собственность (последний абзац пункта 2 статьи 235 ГК РФ); при передаче государственных предприятий в муниципальную собственность и наоборот; при передаче федерального государственного предприятия в собственность субъекта Российской Федерации и наоборот.
Поскольку в соответствии с пунктом 1 статьи 66 и пунктом 3 статьи 213 ГК РФ собственником имущества, созданного за счет вкладов учредителей (участников) хозяйственных товариществ и обществ, а также произведенного и приобретенного хозяйственными товариществами или обществами в процессе их деятельности, является общество или товарищество, а участники в силу абзаца второго пункта 2 статьи 48 ГК РФ имеют лишь обязательственные права в отношении таких юридических лиц (например, участвовать в управлении делами товарищества или общества, принимать участие в распределении прибыли), изменение состава участников (акционеров) не может служить основанием для прекращения трудового договора по пункту 4 статьи 81 ТК РФ с лицами, перечисленными в этой норме, так как в этом случае собственником имущества хозяйственного товарищества или общества по-прежнему остается само товарищество или общество и смены собственника имущества не происходит …»[3]
Однако не надо забывать, что Главный бухгалтер не рядовой сотрудник, а сотрудник, которому в силу своей профессии приходится работать с важными документами, его подпись стоит на всех документах существующих в документообороте бухгалтерии.
Соответственно. чтобы сделать уход Главного бухгалтера и приход на открывшуюся вакансии нового человека менее болезненным, необходимо обязательно предусмотреть процедуру передачи дел. Необходимо отметить, что в настоящее время нет нормативного акта, обязывающего Главного бухгалтера в случае увольнения передать дела. Лучше включить соответствующий пункт об обязанности в случае увольнения передать дела своему преемнику в Трудовой договор, заключаемый с Главным бухгалтером.
Однако необходимо заметить, что передача дел это напрямую в интересах Главного бухгалтера, увольняющегося с предыдущего места работы ввиду того, что наиболее грамотный и полный акт приема-передачи дел может избавить Главного бухгалтера, от каких – либо претензий как со стороны руководителя прежнего места работы, так и контролирующих органов. Опираясь на все выше сказанное необходимо заметить, что передачи дел необходимо оформлять в письменном виде. То есть все документы касаемые ведение бухгалтерского учета, существующие на момент увольнения бухгалтера должны быть в обязательном порядке включены в опись. Конечно Вы можете возразить что передача дел от одного Главного бухгалтера к другому ситуация идеалистичная но что же делать если на момент передачи дел кандидатура нового Главного бухгалтера еще не утверждена. В этом случае дела может принять временно исполняющей обязанности Главного бухгалтера, на крайний случай прием документов должен взять на себя руководитель компании, так как именно он в соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона "О бухгалтерском учете" несет ответственность за организацию бухгалтерского учета. И уже потом, найдя нового бухгалтера, он передаст дела ему.
Если руководитель компании не уверен в собственной компетенции в вопросах бухгалтерского учета и по этой причине отказывается от подписания акта приема-передачи также можно посоветовать обратиться за помощью к аудиторам.
Если же, несмотря на все выше перечисленное руководитель компании или же Главный бухгалтер, принятый на открывшуюся вакансию в связи с вашим увольнением отказывается принять дела то можно посоветовать составить наиболее полную опись документов и отправить заказным письмо по почте на имя директора компании. Также в интересах увольняющегося главного бухгалтера поставить в известность о Вашем увольнению налоговый орган, на учете которого состоит юридическое лице - теперь уже бывший Ваш работодатель.
Самый сложный вопрос встает с отчетностью. Как быть, если на момент Вашего увольнения срок ее сдачи еще не наступил? Что делать если Вы пришли на новое место работы незадолго до окончания сроков сдачи отчетности, имеете ли право вы подписывать отчетность, фактически составленную не Вами, грозит ли Вам какая-либо ответственность за неточные, неполные или недостоверные данные, отраженные в бухгалтерском отчете?
Давайте по порядку:
Вы имеете полное право на подписание отчетности, поскольку на момент подачи в налоговый орган вы являетесь Главным бухгалтером компании, ответственность за какие-либо искаженные данные Вам не грозит, а грозит в первую очередь Вашему предшественнику. Но непосредственной вашей обязанностью сразу после назначения на должность является исправление всех недостатков бухгалтерской и налоговой отчетности.
«…К ответственности по ст. 199 УК РФ могут быть привлечены руководитель организации - налогоплательщика и главный (старший) бухгалтер, лица, фактически выполняющие обязанности руководителя и главного (старшего) бухгалтера, а также иные служащие организации - налогоплательщика, включившие в бухгалтерские документы заведомо искаженные данные о доходах или расходах либо скрывшие другие объекты налогообложения…».[4]
Также необходимо заметить, что в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона «О бухгалтерском учете» предприятие обязано проводить инвентаризацию, если на нем сменяются материально ответственные лица. В том случае если речь идет о малых предприятиях, где зачастую лицо, занимающее должность Главного бухгалтера выполняет функции кассира, и как следствие являются материально ответственным необходимо проведение инвентаризацию имущества и кассовой наличности.
Порядок проведения инвентаризации определен в приказе Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49, Результаты инвентаризации оформляются актом, который подписывают члены инвентаризационной комиссии. Этот документ является неотъемлемым приложением акта приема-передачи дел.
[1] Постановление Пленума Верховного суда Российской Федерации от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
[2] Письмо Управление МНС России по г. Москве от 07.04.2003 года N 28-11/18431
[3] Постановление Пленума Верховного суда Российской Федерации от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
[4] Постановление Пленума Верховного суда Российской Федерации о 4 июля 1997 г. N 8 «О некоторых вопросах применения судами Российской Федерации уголовного законодательства об ответственности за уклонение от уплаты налогов» 